Capture plus intelligente des données : la clé pour simplifier la gestion de l'information

La saisie des données évolue, mais elle reste toujours présente

À l'époque où les ordinateurs n'existaient pas, la capture d'informations impliquait de travailler sur une documentation manuelle. Les factures, les lettres de candidature et les communications avec les clients étaient acheminées par la poste. Ces informations papier étaient ouvertes, lues et archivées, et les employés passaient leur temps à les saisir dans des registres et des grands livres.

Depuis l'avènement de l'informatique, le processus de saisie des données est désormais numérisé : les employés saisissent les informations dans des feuilles de calcul et des modèles numériques. Mais, les entreprises reçoivent toujours des informations dans plusieurs formats, du papier physique aux PDF. Cette numérisation partielle, ou environnement hybride ne facilite pas la gestion de l'information dans une entreprise moderne.

Les employés sont les premiers à être exposés à ces difficultés : ils consacrent un temps précieux à copier des informations issues de documents imprimés dans des modèles numériques et à les numériser pour s'assurer de pouvoir les archiver de façon numérique. Même les données de documents déjà numériques, tels que les PDF, doivent souvent être transférées manuellement vers des modèles appropriés pour être traitées. Ces flux de travail administratifs lourds ont des conséquences importantes, ce qui accroît les inefficacités à l'échelle de l'entreprise.

Extraction de données de veille

Les avancées en matière d'IA et de technologies d'extraction de données, telles que la reconnaissance optique des caractères (OCR) permettant de transcrire des informations écrites dans des formats structurés et non structurés, offrent la possibilité d'extraire de la valeur à partir de tout type de document. Qu'il s'agisse d'un document numérique ou physique, les solutions de capture avancées peuvent extraire du contenu à partir de n'importe quel document et le transformer en données prêtes à l'emploi.

Ce processus facilite également la localisation d'informations dans ces documents, car les données peuvent être indexées. En facilitant la localisation, l'extraction et le traitement de ces données, les solutions de capture offrent de nouvelles perspectives, par exemple, en simplifiant l'analyse et le stockage plus sécurisé des documents. Si les informations d'un document sont marquées ou indexées, il est plus facile d'appliquer des règles de sécurité et de conformité pour stocker ces documents.

Plus important encore, grâce à l'extraction automatique des données issues de documents aux formats multiples et disparates, les solutions de capture intelligente peuvent réduire considérablement le temps que le personnel consacre aux tâches administratives manuelles telles que la saisie de données.

Il est temps d'opter pour la transformation

Les employés estiment perdre environ un quart de leur journée à gérer des tâches administratives^[4] ; transformer le temps qu'ils consacrent à ces tâches en activité à forte valeur ajoutée doit être une priorité pour toutes les entreprises. L'inefficacité reste un problème courant et bien ancré dans les entreprises modernes, mais il existe des moyens simples de résoudre ce problème et la capture plus intelligente est un élément crucial.

Pour les équipes informatiques qui envisagent d'investir, la meilleure approche consiste à identifier les services en charge de très nombreux documents qui passent un temps considérable à saisir et à traiter des données. Il s'agit des services dans lesquels l'investissement dans une meilleure technologie de capture et d'automatisation des données est susceptible de générer une valeur réelle pour l'entreprise, d'accélérer leur traitement, de réduire les coûts opérationnels, de renforcer la sécurité et d'améliorer l'efficacité globale.