DWF: faire les choses différemment

Le défi

DWF LLP est l'un des exemples de réussite du secteur juridique au Royaume-Uni. En effet, cabinet comptant initialement quatre personnes, il est rapidement devenu une entreprise employant plus de 2 300 personnes dans 13 bureaux internationaux. L'entreprise cherche à exploiter cette réussite en se hissant dans le classement juridique pour s'élever au rang des 15 meilleures entreprises, un objectif qui va bien au-delà des performances financières.

Pour Andrew Leaitherland, associé directeur et directeur général, « Nous avons l'opportunité de faire les choses différemment. » Cette philosophie présente les trois objectifs stratégiques de l'entreprise : offrir un meilleur service client, travailler de façon plus rentable et assurer un environnement qui attire les meilleurs employés en leur permettant d'exploiter tout leur potentiel. Dans un secteur dominé par des processus exigeant une grande quantité de papier, la gestion numérique de l'impression et de l'information est cruciale pour atteindre ces objectifs.

« Le secteur est imprégné des méthodes de travail traditionnelles », explique Janice Moores, directrice de la prestation de services et de l'approvisionnement chez DWF. « Se défaire des processus exigeant beaucoup de ressources et de temps qui existent au sein du secteur juridique nous donne un avantage concurrentiel important. » Ainsi, DWF a décidé de numériser ses principaux processus métier et de créer un environnement de travail plus flexible. Concrètement, l'entreprise se devait de gérer le coût et la complexité de la production pouvant atteindre 57 millions de pages imprimées chaque année. En outre, elle devait également respecter les exigences réglementaires strictes du secteur pour protéger les données sensibles des clients.

La solution Canon

Travaillant en étroite collaboration avec DWF, Canon a conçu une nouvelle stratégie de documents, revoyant ainsi son infrastructure d'impression à l'échelle de l'entreprise. Il a introduit l'accès aux documents mobiles, l'impression mobile et un centre de courrier numérique qui numérise et envoie automatiquement tous les documents publiés directement dans la boîte de réception du destinataire, sous forme de courriel. L'équipe peut ainsi travailler de manière flexible, qu'elle voyage ou travaille à partir d'un autre bureau. La solution comprenait aussi un système de diffusion des travaux et d'identification sécurisé pour renforcer la sécurité des informations.

Avantages

Il se peut que le plus grand impact de la transformation numérique de l'entreprise ait été ressenti par les employés de DWF, qui disposent maintenant d'outils pour travailler efficacement, peu importe où ils se trouvent. Cela permet à l'entreprise de se démarquer de la concurrence en termes de service client, comme l'explique Janice Moores : « En permettant à nos utilisateurs d'accéder aux informations essentielles et aux processus métier où qu'ils soient, nous les encourageons à être plus efficaces et à en faire plus pour nos clients. »

Plus près de chez nous, l'espace de bureau de DWF est maintenant un environnement plus collaboratif. En effet, la nouvelle infrastructure d'impression permet aux clients de travailler à distance et d'imprimer depuis des bureaux de DWF. « Le fait que nos clients puissent venir à l'un de nos bureaux et l'utiliser comme s'il s'agissait d'un des leurs est quelque chose que presque aucun autre cabinet ne peut offrir », explique Janice Moores.

Les avantages du centre de courrier numérique de Canon ont également été impressionnants. En plus de permettre à l'information de circuler de façon plus transparente dans l'entreprise, DWF prévoit que la solution représentera un retour sur investissement dans les deux ans et des économies continues pouvant atteindre 1 million de £.

Avec les documents stockés, sauvegardés et sécurisés numériquement, le mode de recherche et d'archivage des informations a également été complètement transformé. Les employés peuvent maintenant travailler plus rapidement et plus efficacement, et le besoin réduit de documents papier a permis de réaliser d'importantes économies dans l'espace de bureau, les coûts de stockage physique ayant été réduit de plus de 50 %.

L'innovation ne se fait pas au détriment de la sécurité. La solution est, en effet, certifiée conforme à la norme internationale ISO 27001, la plus stricte en matière de gestion de la sécurité de l'information. En prenant en charge le suivi et la génération de rapports des cibles environnementales, cela permet de réduire l'empreinte carbone de DWF et d'assurer l'accréditation ISO 14001 de l'entreprise.

L'approche fonctionne : en 2014, le Financial Times a reconnu l'entreprise comme étant l'une des plus innovantes dans toute l'Europe. Janice Moores conclut :