Fac-similé Alsace-Lorraine

Créée en 1982, le réseau GESAT est une association regroupant les ESAT (Etablissement et Services d’Aide par le Travail) et les EA (Entreprises Adaptées). Sa vocation est d’assurer la promotion du secteur du travail protégé et adapté en accompagnant les acteurs économiques, publics et privés, dans leurs relations avec les ESAT et les EA. L’entreprise est confrontée à plusieurs enjeux de gestion. Éviter de ressaisir une information existante tout en supprimant le risque d’erreur lors de la ressaisie. Mettre fin à la multiplicité de tâches inutiles (saisie, ressaisie, copie, photocopie et classement dans des dossiers d’archive). Fluidifier les échanges à travers un système unique de gestion électronique de documents Réaliser des économies d’impression (toners, papier, maintenance…) en centralisant l’impression de documents grâce à un multifonction.

Afin d’éviter des échanges papier à répétition entre son ESAT et le siège social de l’association, le directeur Monsieur Bragard a centralisé la comptabilité et mis en place une GED grâce à 4 licences « nommées» Therefore et une licence dédiée au service comptabilité de l’association pour traiter l’ensemble des échanges (bons de livraison, factures, bons de commandes…). A ce jour, seul l’ESAT « les Chevenières » est équipé d’une solution Therefore, bien qu’un déploiement plus large soit à l’étude.

La gestion électronique de documents a révolutionné le traitement de l’information de l’entreprise en étant 7 fois plus rapide, supprimant les armoires d’archives, et rentabilisant l’investissement en 60 mois. Par exemple, avec Therefore, 3000 factures sont traitées annuellement, soit 30 en 1 heure au lieu de 7 heures. De plus, elle permet d’économiser 4000 impressions par an, réduisant ainsi les coûts et l’empreinte environnementale. La gestion électronique de documents est un atout essentiel pour la productivité et l’efficacité dans le monde des affaires moderne.