Paris le 18 juin 2024, 14h CET : Selon une nouvelle étude de Canon Europe, seul un décideur informatique sur quatre se sent très confiant à l’approche d’un audit. Les personnes interrogées expriment ainsi des inquiétudes quant aux processus de gestion de l’information de leur organisation. Les résultats de l’enquête menée auprès de 1 709 décideurs informatiques sur sept marchés (Royaume-Uni, France, Allemagne, Italie, pays nordiques, Pays-Bas et Espagne) révèlent des lacunes critiques dans la sphère digitale de nombreuses entreprises. Ils soulignent le manque de visibilité et de contrôle des décideurs sur les processus d’information et de documentation, qui sont pourtant essentiels à leur rôle.
L’anxiété de l’audit : Selon une étude de Canon, le manque de confiance à l’approche d’un audit est le signe de lacunes dans une organisation digitalisee
Marc BORY, Vice President, Digital Printing & Solutions, Marketing & Innovation à Canon Europe commente en ces termes : « Les technologies émergentes redéfinissent actuellement ce qui est réalisable sur le lieu de travail hybride, où les informations sont échangées à la fois sous forme numérique et sur papier. De nouvelles attentes apparaissent également. Dans ce contexte, l'information joue un rôle essentiel car elle peut déterminer la capacité des entreprises à s’adapter et à répondre à ces nouvelles opportunités. Pourtant, notre étude montre que les inquiétudes liées à la gestion et à la protection des données, ainsi qu’un manque de productivité dans la gestion des processus documentaires, empêchent les équipes informatiques d’exploiter tout le potentiel de leurs informations pour augmenter la valeur globale de l’entreprise. »
L’anxiété des données
L’anxiété liée à la gestion des données apparaît clairement dans le niveau de confiance des responsables informatiques avant un audit. Lorsqu'on les interroge à ce sujet, deux thèmes majeurs se dégagent : le manque de contrôle sur le comportement des employés, et le manque de visibilité sur les documents et les données.
Or ces préoccupations ne sont pas sans fondement. Plus d’un tiers (36 %) des responsables déclarent soupçonner ou savoir que les employés ne respectent pas toujours les règles de conformité (telles que le RGPD), tandis qu’un décideur informatique sur cinq (17 %) a déclaré avoir subi une violation accidentelle de la part d’un employé au cours de l’année écoulée. Cette situation crée des tensions en interne, plus de la moitié des responsables déclarant que la sécurité informatique occupe une grande partie de leur journée de travail.
De fait, l’atténuation des risques - en particulier en ce qui concerne la sécurité informatique et la conformité - continue d’être une priorité pour les responsables informatiques. 60 % des décideurs informatiques placent la sécurité parmi leurs trois défis principaux, plus d’un quart (28 %) la plaçant même en première position.
Absence de progrès digital réel
Les décideurs informatiques semblent confiants dans leur maturité digitale. 78 % d’entre eux estiment même que leur organisation est déjà mature en termes de processus digitaux, du fait de la mise en œuvre de processus digitalisés et automatisés. Une recherche plus large montre cependant une image différente.
- Les organisations sont dans une position similaire à celle de 2022 pour ce qui concerne le suivi, l’accès, le partage et la suppression de documents à des fins d’audit.
- Les droits d’accès automatiques aux documents, la fonctionnalité la plus courante, ne sont présents que dans 53 % des organisations, ce qui signifie que l’automatisation de la gestion des processus d’information et de documentation est encore loin d’être acquise.
- 28 % des entreprises doivent encore remplir à la main des documents organisationnels standardisés à chaque fois, et 26 % des employés sont victimes d’erreurs ou d’incohérences causées par le cloisonnement des données.
- Un dirigeant sur 10 a abandonné des projets au cours des deux dernières années. Les difficultés de mise en œuvre comprennent les problèmes de compatibilité (28 %), les retards (27 %) et les défauts persistants de la nouvelle technologie (21 %).
Les avantages que la transformation digitale peut apporter à une entreprise sont évidents, et la quasi-totalité de celles qui ont mis en œuvre l’automatisation (99 %) font état d’une valeur allant bien au-delà de la conformité, avec un travail plus efficace (37 %), l’amélioration de l’expérience des employés (35 %) et le renforcement de l’expérience des clients (34 %). Ces gains potentiels ne sont cependant pas pleinement exploités.
La gestion de l’information est reconnue comme un facteur d’augmentation de la productivité et 37 % des responsables informatiques soulignent qu’il s’agit d’un avantage clé, mais de nombreux décideurs informatiques n’adoptent pas pleinement les solutions de gestion des documents à leur disposition. Ce manque d’engagement en matière de transformation digitale entrave le potentiel des équipes informatiques et crée un obstacle à la valeur ajoutée qu’elles peuvent apporter.
Tori Miller Liu, Président et CEO de l’Association for Intelligent Information Management (AIIM) déclare : «Un monde digital exige que les lieux de travail modernes soient alimentés par des informations ou des données non structurées de haute qualité et hautement accessibles. Or, la gestion d’un volume croissant d’informations non structurées dans un environnement hybride représente un défi pour les organisations. La solution réside dans une gestion efficace de l’information, qui permet d’améliorer la visibilité et le contrôle, de renforcer la conformité et de dégager de nouvelles opportunités à partir des informations existantes. »
Les solutions de gestion de l’information (IMS)
S’appuyant sur plus de 30 ans d’expérience en matière de services et de solutions, Canon a développé une offre de solutions de gestion de l’information (IMS) destinée à aider les entreprises à rationaliser les processus et les flux d’information au sein de leur organisation. L’IMS de Canon fournit aux organisations la technologie, les services et les conseils nécessaires à la digitalisation et l’hyper-automatisation des processus d’entreprise.
Au service de secteurs très divers, dont l’industrie, la finance, le secteur public et les télécommunications, Canon dispose de l’expertise nécessaire pour répondre par des solutions fiables et complètes à un large éventail de défis en matière de gestion de l’information. Aujourd’hui, Canon compte plus de 300 spécialistes en gestion de l’information dans la région EMEA, qui assistent plus de 2 000 clients européens.
Marc BORY précise : « Les organisations se tournent de plus en plus vers les équipes informatiques pour qu’elles les aident à apporter une valeur ajoutée à l’entreprise grâce à la puissance de la technologie. Qu’il s’agisse d’une banque, d’un détaillant, d’une startup ou d’une entreprise, la manière dont l’organisation collecte, traite et fournit l’information est essentielle à son succès global. Canon IMS aide ses clients à prendre le contrôle de leurs processus d’information et de documentation, à accroître leurs performances et à atteindre la croissance durable que l’on attend désormais d’eux.
Pour consulter le rapport complet : https://www.canon.fr/business/workspace/ims-research-report
*Note aux rédactions :
Canon Europe a chargé Walnut Unlimited de réaliser une vaste enquête en ligne auprès de 1 709 décideurs informatiques entre novembre et décembre 2023. Cette enquête a ciblé sept marchés : le Royaume-Uni, la France, l’Allemagne, l’Italie, les pays nordiques, les Pays-Bas et l’Espagne.
Les personnes interrogées avaient des niveaux de responsabilité très divers dans des entreprises de différentes tailles et dans différents secteurs.