Politique en matière de données personnelles pour le recrutement Canon

La présente Politique concerne le traitement des données personnelles en matière de recrutement de Canon y compris concernant le système de recrutement en ligne de Canon fourni par un prestataire externe, Cette Politique fournira aux candidats à l’emploi (« vous » ou « votre/vos ») des informations générales sur le traitement des données à caractère personnel par Canon, ainsi que les droits dont vous disposez en vertu de la législation en matière de protection des données. Dans la présente Politique, nous définissons ce type d’informations en tant que « Données de recrutement ». Veuillez lire la présente Politique avec attention avant de fournir vos données à caractère personnel notamment pour le Système de recrutement en ligne de Canon.

« Canon » désigne Canon Europa N.V et toute succursale et filiale, existant à tout moment. Canon est également définie dans la présente Politique comme « nous », « notre » ou « nos ».

Collecte des données à caractère personnel

Nous collectons les Données de recrutement afin de gérer nos activités de recrutement et de planification et d’organisation. Par conséquent, les informations que nous pourrons collecter auprès de vous concernent, notamment :

• Informations de candidature : Ces informations nous indiqueront de manière générale qui vous êtes et nous permettront de nous faire une idée de vos compétences et de votre aptitude aux postes à pourvoir. Ce type d’informations pourra inclure votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, vos autres coordonnées et vos moyens de communication préférés. Ces informations pourront également inclure des informations contenues dans votre lettre de motivation, votre CV (par exemple les qualifications professionnelles, les expériences professionnelles précédentes, le niveau de formation, les compétences et aptitudes, la rémunération de base actuelle, les primes et/ou commissions supplémentaires et les intérêts et expériences personnelles), les informations contenues sur vos comptes de réseaux sociaux ouverts au public ou autres comptes de ce type (comme LinkedIn ou Twitter), la manière dont vous avez pris connaissance du poste, les informations concernant le type de travail et de projets dans lesquels vous avez été impliqué et toute autre information que vous souhaitez nous fournir dans le cadre de votre candidature.
• Informations relatives au processus de recrutement : Ce sont des informations collectées suite au processus de recrutement, telles que vos résultats aux tests ou à l’entretien, et les informations fournies par vos références.
• Informations sur les opportunités futures : Ces informations sont collectées afin de rester en contact avec vous au sujet d’offres d’emploi futures au sein de Canon, telles que votre nom, votre adresse e-mail, votre profil LinkedIn, votre localisation, votre domaine d’expertise et le type de poste qui vous intéresse. Vous pouvez vous désinscrire de cette base de données au cours de votre candidature si vous le souhaitez.
• Identifiants et mot de passe et autres informations utilisées en relation avec votre identification.
• Informations du site du Système de recrutement en ligne de Canon : Ces informations sont liées à votre utilisation de notre portail Web, par exemple votre adresse IP. Ces informations pourront être collectées via l’utilisation de cookies et de technologies similaires. Pour plus d’informations sur la façon dont nous utilisons les cookies et technologies similaires, veuillez consulter notre Politique relative aux Cookies.

Canon pourra également réaliser des vérifications et des analyses d’antécédents auprès de tiers et stocker des informations qui en résultent au cours du processus de recrutement (« Vérification pré-emploi »). Les données à caractère personnel concernant les éventuelles condamnations judiciaires ou les informations médicales (ex : qualité de travailleur en situation de handicap) feront uniquement l’objet de recherches lorsque cela est autorisé par la législation applicable.

Si vous souhaitez nous fournir les coordonnées d’une référence ou de tout tiers avec votre CV, il est de votre responsabilité de vous assurer que ledit tiers consent à nous transmettre ses informations. En transmettant lesdites données, Canon estimera que vous l’avez fait.

Nous vous indiquerons lorsque les informations que nous avons demandées sont obligatoires ou facultatives. Nous vous expliquerons également les conséquences dans le cas où vous décideriez de ne pas fournir les informations que nous avons indiquées comme obligatoires. Dans certaines circonstances, cela pourra signifier que nous ne sommes pas en mesure de traiter votre candidature.

Utilisation des données à caractère personnel

Nous utilisons ces informations pour l’évaluation et la sélection des candidats à savoir notamment pour ;

• Examiner et traiter votre candidature, par exemple, afin que nous puissions évaluer votre capacité à répondre aux spécifications, sélectionner des candidats et vérifier les références, ainsi que les qualifications professionnelles fournies par les candidats ;
• Organiser et réaliser des entretiens et des tests ;
• Gérer notre sécurité sur site, par exemple afin d’assurer que nos locaux, nos actifs, nos informations, nos salariés et notre autre personnel sont en sécurité ;
• Évaluer et analyser les résultats aux entretiens et aux tests ; et
• Pour réaliser toutes autres activités nécessaires dans le processus de recrutement, y compris le recrutement final.

Nous pourrons également utiliser les Données de recrutement à des fins de conformité légale et réglementaire, par exemple afin d’assurer la conformité aux exigences liées à la santé et la sécurité et aux autres obligations légales ou fiscales, ou en relation avec les litiges ou une enquête interne ou un audit, et afin d’assurer la conformité avec nos politiques en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et la corruption, ainsi que de contrôle de l'égalité des chances.

Lorsque nous vérifions les Données de recrutement qui nous ont été fournies au cours du processus de recrutement dans le cadre des vérifications pré-emploi, vous serez préalablement informé des aspects de vos Données de recrutement qui seront analysées, y compris avec une explication sur la façon dont ces vérifications pré-emploi seront menées, et les informations concernant les condamnations judiciaires (le cas échéant) ou les informations médicales seront collectées uniquement auprès des sources officielles autorisées et conformément à la législation applicable.

Nous traiterons uniquement vos Données de recrutement lorsque nous disposons d’un fondement juridique pour le faire. De manière générale, nous traiterons ces données afin de nous permettre de décider de conclure ou non un contrat de travail avec vous. Pour les autres cas, nous traiterons vos Données de recrutement, car vous avez consenti à ce traitement, mais vous pourrez retirer ledit consentement à tout moment.

Nous pourrons également traiter vos Données de recrutement afin de nous conformer à nos obligations légales ou dans le cadre de nos intérêts commerciaux légitimes (par exemple, lorsque cela est nécessaire afin de connaître suffisamment nos candidats pour pouvoir réaliser un processus de recrutement efficace).

Divulgation de données à caractère personnel

(a) Au sein de Canon

Nous limitons l’accès aux Données de recrutement aux personnes au sein de notre groupe de sociétés qui ont besoin de connaître lesdites informations. Par exemple, certaines personnes au sein de Canon auront accès à vos Données de recrutement afin de traiter votre candidature et de gérer le processus de recrutement (cela pourra inclure des personnes au sein de notre équipe Ressources Humaines et les personnes dont vous dépendrez si vous êtes embauché).

(b) Hors de Canon

Canon travaille avec des tiers qui nous fournissent des services. Par exemple, nous pourrons partager vos Données de recrutement avec lesdits prestataires de service qui hébergent notre plateforme de recrutement en ligne, et qui conduisent des contrôles et vérifications de votre candidature et des informations que vous nous avez fournies. Cela comprend la vérification de vos diplômes et vos qualifications professionnelles. De manière générale, nous communiquerons vos Données de recrutement à nos prestataires et autres tiers uniquement dans les circonstances suivantes :

• Lorsque nous y sommes tenus par la loi ;
• En réponse à une demande d’autorité publique ou administrative (y compris les autorités administratives dans les pays où Canon ou ses sous-traitants et représentants exercent leurs activités, ainsi que dans les pays via lesquels vos données à caractère personnel ont été transférées conformément à la présente Politique) ; et/ou
• Afin de demander des conseils juridiques auprès de nos avocats ou en relation avec un litige avec un tiers.

Canon prendra les mesures techniques, légales et organisationnelles appropriées afin de garder vos données à caractère personnel en sécurité.

Stockage de vos données à caractère personnel

Canon est une organisation mondiale qui dispose de filiales, de processus commerciaux, de structures de gestion et de systèmes techniques qui franchissent les frontières nationales. Par conséquent, Canon pourra utiliser les ressources et les serveurs situés dans divers pays à travers la région EMEA. Par conséquent, vos données à caractère personnel pourront être transférées et traitées en dehors du pays dans lequel vous utilisez un site Web de Canon ou fournissez vos données à caractère personnel. Cela comprend des pays situés en dehors de l’Espace économique européen (EEE) ou du Royaume Uni qui ne disposent pas de législations fournissant une protection adaptée ou spécifique aux données à caractère personnel.

Lorsque nous transférons vos Données de recrutement en dehors de l’EEE ou du Royaume-Uni, nous prendrons les mesures légalement nécessaires afin de veiller à ce que des protections adéquates soient en place afin de protéger vos Données de recrutement et de veiller à ce qu’elles soient traitées de manière sécurisée et conformément à la présente Politique. Si vous êtes situé au sein de l’EEE ou au Royaume-Unis, vous pourrez nous contacter pour obtenir une copie des protections que nous avons mises en place afin de protéger vos Données de recrutement et vos droits en matière de confidentialité dans ces circonstances.

Conservation de vos données à caractère personnel

Nous conservons vos Données de recrutement conformément à nos politiques et procédures de conservation internes. Canon conservera vos données à caractère personnel pendant 12 mois à compter de la date de transmission ou de dernière mise à jour de vos coordonnées ou informations de compte. Toutefois, si vous ne souhaitez pas être contacté pour de futurs postes, vous pouvez sélectionner cette option au cours du processus de recrutement et, à la fin du processus, nous supprimerons vos informations. Après 12 mois à compter de la transmission ou de la dernière mise à jour de votre profil, vos données à caractère personnel seront anonymisées et ne pourront être ni consultées ni accessibles. Avant le processus d’anonymisation, Canon pourra vous envoyer un rappel afin que vous puissiez choisir si vous souhaitez que vos données soient conservées ou non dans notre vivier de talents. Si vous souhaitez que vos données à caractère personnel soient conservées dans notre vivier de talents après la période susmentionnée, vous pouvez simplement répondre au rappel transmis et Canon pourra conserver vos données pour une période supplémentaire de 12 mois.

Si vous êtes engagé au cours du processus de recrutement de Canon et devenez un salarié, vos données à caractère personnel pourront être intégrées dans votre dossier du personnel, pourront être utilisées à d’autres fins relatives à l’emploi ou au travail et pourront être conservées dans le vivier de talents de Canon pour de futurs postes potentiels. Vos données à caractère personnel pourront également faire l’objet de modalités de confidentialité supplémentaires relatives aux salariés de Canon.

Vos droits

En tant que personne physique dont Canon traite des données à caractère personnel, vous disposerez d’un droit d’accès, de rectification ou de suppression de vos Données de recrutement. Vous disposerez également du droit de vous opposer ou de limiter certains types de traitement de vos Données de recrutement et de demander à recevoir une copie des Données de recrutement que vous nous avez fournies.

Si vous remarquez une erreur dans votre candidature que vous souhaiteriez voir corrigée, veuillez nous le signaler sur le système en ligne ou en nous contactant en utilisant les coordonnées ci-après.

Vous pourrez exercer vos droits en nous contactant aux coordonnées fournies dans la section ci-après. Toute demande d’exercer l’un de ces droits sera examinée par nos soins au cas par cas. Il sera possible, dans certaines situations, que nous ne soyons pas légalement tenus de donner suite à votre demande, du fait notamment des exemptions légales concernées prévues par la législation applicable en matière de protection des données.

Si vous avez des interrogations concernant la manière dont nous avons géré vos Données de recrutement, nous vous remercions de bien vouloir nous contacter en premier lieu. En cas de désaccord, vous disposez du droit de formuler une réclamation auprès de l’Autorité en charge de la protection des données personnelles dont vous dépendez.

Nous pourrons supprimer vos informations à caractère personnel à tout moment (y compris votre CV), sans préavis. Par conséquent, nous vous recommandons de conserver votre propre copie des données à caractère personnel que vous nous avez fournies.

Nous contacter

Canon s’est engagée à protéger vos données à caractère personnel conformément au droit applicable en matière de protection des données personnelles. Pour les questions relatives à la présente Politique, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données de Canon à l’adresse suivante : DataProtectionOfficer@canon-europe.com Vous pouvez également contacter Canon Europe Ltd. à l’adresse suivante :

Canon Europe Ltd,
4 Roundwood Avenue, Stockley Park,
Uxbridge,
Middlesex
Royaume-Uni
United Kingdom UB11 1AF.

Mises à jour de la présente déclaration

Nous pourrons modifier la présente Politique si besoin et à tout moment afin de tenir compte des changements de la législation, des directives réglementaires ou des pratiques en matière de confidentialité conformément à la législation. Lorsque cela survient et dans la mesure requise par la loi, nous mettrons à votre disposition une nouvelle Politique ou une mise à jour indiquant les changements dans l’utilisation de vos Données de recrutement, y compris ce que vous devez faire, le cas échéant.

La présente Politique a été établie le 26/04/2018